Đối với những người thường xuyên làm các công việc văn phòng thì Microsoft Word là công cụ không thể thiếu. Tuy nhiên, công cụ này vẫn chưa thể nói là đạt “điểm 10”, đặc biệt là trong việc vẽ các đối tượng đồ họa, vẽ kỹ thuật, biểu đồ, sơ đồ… Trong việc tìm một ứng dụng mới để hỗ trợ cho các công việc nói trên, ConceptDraw Office Pro là một ứng viên nổi bật. Đây là một
phần mềm thiết kế đồ họa rất mạnh mẽ và chuyên nghiệp, với một thư viện chứa hàng trăm hình vẽ được thiết kế sẵn, và tương thích với nhiều định dạng văn phòng khác.
ConceptDraw Office Pro là một bộ phần mềm gồm có ba ứng dụng: ConceptDraw Office Mindmap, ConceptDraw Office Pro, ConceptDraw Office Project nhằm hỗ trợ người dùng trong việc thiết kế nhiều dạng biểu đồ: sơ đồ hệ thống mạng, biểu đồ phát triển, sơ đồ doanh nghiệp, bản đồ tư duy, bản vẽ phác thảo kỹ thuật, sơ đồ khối, sơ đồ nội thất… Giao diện rất trực quan, các thư viện được sắp xếp khoa học và những công cụ thông minh, phần mềm thích hợp với nhiều đối tượng từ cơ bản đến chuyên nghiệp.
ConceptDraw Office Pro 8.0 có dung lượng 182MB, bạn có thể tải bản đầy đủ tại địa chỉ: http://www.mediafire.com/?qxx5cio0mjo, hoặc http://www.megaupload.com/?d=ZULOPABM.
Sau khi tải về, bạn bấm đôi vào tập tin để tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt đơn giản như các chương trình thông dụng khác, nhưng để phần mềm hoạt động tốt, máy tính của bạn phải đáp ứng các yêu cấu tối thiểu như sau:
Hệ điều hành: Microsoft Windows 2000/XP/Vista.
CPU: Intel Pentium 4 – 1,8 GHz.
RAM: 1024MB.
Ổ cứng: 540MB (chứa các thư mục và tập tin cài đặt).Sau khi cài đặt xong, bạn bấm vào
Start >
All Programs >
ConceptDrawOffice rồi chọn một trong ba ứng dụng. (đối với windows XP).
1. ConceptDraw Office ProGiao diện và các mẫu (Teamplate):Ở cửa sổ đầu tiên của
Teamplate Gallery, bạn chọn các danh mục cần thiết kế ở trong khung
Categories, gồm có
Audio & Video,
Basic Diagrams – biểu đồ cơ bản,
Building Plans – kế hoạch xây dựng,
Business Diagrams – sơ đồ kinh doanh,
Business Processes – tiến trình phát triển,
Computers and Network – sơ đồ mạng,
Flowcharts – sơ đồ khối,
Maps- bản đồ,
Organization Charts – sơ đồ tổ chức,
Project Management – quản lý dự án… Cửa sổ bên phải hiển thị các mẫu tương ứng với chủ đề đã chọn, bạn bấm chọn một mẫu rồi bấm OK.
Ví dụ, ta chọn mẫu
Café & Restaurant của chủ đề
Building Plans. Trong cửa sổ hiện ra bạn sẽ thấy bảy khu vực chứa các tính năng khác nhau: khu vực thanh
menu và thanh
công cụ, khu vực thanh
Drawing Tools và thanh
Action (dọc bên trái cửa sổ chính), khu vực tương tác chứa các cửa sổ làm việc, khu vực chứa các công cụ làm việc với nét vẽ và bản vẽ, khu vực chứa các hướng dẫn (ở bên phải cửa sổ chính) và khu vực chứa các công cụ chỉnh sửa văn bản. Ngoài ra, bạn có thể thêm bớt các thanh công cụ bằng cách vào menu
View, chọn
Toolbars rồi đánh thêm hoặc bỏ dấu kiểm ở các công cụ cần thiết.
Đối với các mẫu (
Template), bạn chọn chủ đề, đối tượng và dùng phương pháp kéo thả ra khu vực làm việc. Tại đây, bạn tùy ý di chuyển các đối tượng đến vị trí mong muốn, hoặc có thể đưa chuột đến góc vuông để kéo lớn (thu nhỏ) đối tượng.
Tạo sơ đồ, bản vẽ:Khi đã chọn một mẫu trong thư viện, bạn sử dụng các hình mà chương trình cung cấp để kéo vào khu vực làm việc. Để vẽ các đường nối dạng đường thẳng, đường cong, đường gấp khúc, bạn sử dụng các công cụ trên thanh
Drawing Tools. Đôi khi trên các đối tượng hình cần thêm một số nội dung văn bản để chú thích, bạn bấm vào hình rồi nhập văn bản và kết hợp sử dụng các công cụ trên thanh Text để làm nổi bật phần nội dung đó.
Nếu trong thư viện không có mẫu hình nào phù hợp với ý tưởng thiết kế, bạn có thể tự tay tạo ra các đối tượng đó. Đầu tiên, bấm vào menu
File >
Template Gallery, chọn
Basic Diagrams ở khung
Categories, chọn
Plane Geometry ở khung cạnh bên, bấm OK. Bây giờ, bạn dùng các công cụ trong menu
Insert để vẽ ra các dạng hình, rồi dùng công cụ
Select Tool (biểu tượng trỏ chuột) để: thay đổi các độ lớn hình cho thích hợp; đổ màu nền cho đối tượng ở thẻ
Fill, thay đổi
Color – màu,
Pattern – kiểu nét vẽ,
Weight – độ đậm nhạt cho đường viền của đối tượng ở thẻ
Line; đồng thời chọn vào các mục ở thẻ
Protection để khóa hình vẽ lạ. Ngoài ra, bạn có thể dùng các công cụ
Rotate Tool (biểu tượng hai mũi tên vòng cạnh bên
Select Tool) để xoay các đối tượng hình.
Để di chuyển cùng lúc nhiều đối tượng hình mà không làm xáo trộn vị trí của chúng, bạn cần nhóm chúng lại bằng cách giữ phím
Shift và dùng công cụ
Select Tool chọn hình, rồi bấm chuột phải vào vùng chọn, bấm
Object, chọn
Group. Cuối cùng, bạn cần lưu mẫu đã tạo vào thư viện, chọn menu
File >
Library >
New để tạo ra một thư viện mới rồi kéo mẫu đã tạo vào cửa sổ này, bấm chuột phải vào mẫu mới, chọn
Properties, đặt tên vào ô
Item name. Tiếp tục bấm chuột phải vào tiêu đề của thư viện mới, chọn
Save để lưu lại với định dạng ConceptDraw Libraries(.cdl)
Xuất sản phẩm:Xuất bản sản phẩm ra định dạng web (html): để sơ đồ thêm sinh động, bạn cần tạo ra các liên kết từ hình đến một tập tin trên máy hoặc đến các sơ đồ khác hoặc đến một địa chỉ web nào đó. Hãy chọn một đối tượng hình trên sơ đồ rồi bấm vào menu Insert, chọn Hyperlink, chọn một trong ba dạng liên kết:
Internet Address – nhập vào địa chỉ URL,
Current Document – chọn một trang trên sơ đồ đã thiết kế,
File or application – bấm
Browse để duyệt đến tập tin trên máy tính. Khi xong, bạn vào menu
File >
Export >
HTML…, đặt tên vào ô
File name, bấm
Save.
Xuất bản sản phẩm ra các định dạng văn phòng (pdf, ppt…): cũng tương tự, bạn vào menu
File >
Export, chọn
PDF… (hoặc
Microsoft PowerPoint, hoặc
Macromedia Flash…)
2. ConceptDraw Office MindmapĐây là một ứng dụng rất cần thiết cho những ai muốn tạo ra những bản đồ tư duy để định hướng tốt dòng suy nghĩ của người khác trước một sự vật, hiện tượng, đặc biệt là giúp ích rất nhiều cho các giáo viên trong việc vẽ bản đồ hệ thống các bài học, tóm tắt thông tin, đưa ra những ý tưởng mới… mà không cần loay hoay với các công cụ của Microsoft Word.
Trên giao diện của chương trình, bạn bấm vào menu
File >
New, chọn
Browse Template để xem qua một sỗ mẫu đã được tạo sẵn trước khi bắt tay vào công việc thiết kế. Khi đã lấy được một số ý tưởng từ các mẫu thì bạn vào
File >
New >
Blank Document tạo một dự án mới. Trong khu vực làm việc, bạn hãy thay đổi từ khóa ý tưởng trung tâm
Main Idea (mặc định) thành từ khóa mà bản thân muốn tạo, bấm chuột phải rồi chọn
Edit Text. Lưu ý, để nhập văn bản tiếng Việt có dấu bạn nên sử dụng font chức của bảng mã Unicode.
Kế đến, bạn cần tạo ra các chủ đề của ý tưởng này bằng cách sử dụng các công cụ
Insert topic,
Insert subtopic,
Insert floating topic,
Freehand topic mode… trên thanh công cụ
Topic Management. Để tạo ra các đường nối giữa các chủ đề, chương trình cung cấp một thanh
Drawing Tools gồm hai công cụ quan trọng là
Line và
Splite. ConceptDraw Office Mindmap còn có một thư viện symbol và clipart khá phong phú, giúp tăng thêm tính sinh động của bản đồ tư duy.
Trong khung bên trái của cửa sổ, bạn bấm vào thẻ
Symbol hoặc
Clipart rồi kéo thả đối tượng cần chèn vào các khung chứa chủ đề trên khu vực làm việc. Ngoài ra, chương trình còn rất nhiều tính năng tuyệt vời khác không thể trình bày hết trong bài viết này, như: tạo ghi chú cho chủ đề (Note), chèn các dạng liên kết, lập các dự án kinh doanh, tạo ra các báo cáo hội nghị, lên kế hoạch cho một dự án website, v.v…
3. ConceptDraw Office ProjectTrong cuộc sống, việc quản lý tốt các nguồn tài nguyên thời gian, tiền bạc, nhân lực, vật tư, thiết bị… là một công việc không dễ dàng, trong đó thời gian là yếu tố quan trọng nhưng khó quản lý nhất. Nhưng với công cụ này thì các công việc trên sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Để cho việc lập một kế hoạch được nhanh chóng, ở cửa sổ đầu tiên, bạn hãy chọn
Open Project để sử dụng các dự án đã tạo sẵn, thay vì chọn
New Project, bạn phải bắt đầu từ con số không. Trong cửa sổ Open, bạn chọn một dự án thuộc các chủ đề mà chương trình cung cấp:
Construction,
Development,
Education, Marketing… Khi bước vào giao diện chính, bạn sẽ thấy các thẻ:
Project – liệt kê các kế hoạch,
Gantt Chart – sơ đồ Gantt,
Resource Sheet – liệt kê các nguồn tài nguyên.
Ở thẻ
Gantt Chart, bạn bấm chuột vào từng chủ đề công việc để thay đổi lại theo kế hoạch của bản thân, bấm vào nút
Move Task,
Indent Task trên thanh
Task để di chuyển chúng. Khi lập xong các kế hoạch, bạn có thể xuất ra các định dạng
MS Project XML hoặc
PDF bằng menu
File >
Export.
có thể đi kèm 
hoặc 
không còn xa lạ gì với bạn. Đó chính là biểu tượng của RSS Feeds, câu trả lời cho câu hỏi đã đặt ra ở trên. Thế nhưng đáng tiếc là nhiều người vẫn chưa hiểu đúng đắn RSS là gì và làm thế nào để khai thác RSS.
Nói 1 cách đơn giản, RSS cung cấp thông tin chủ yếu là tiêu đề, tóm tắt và dẫn link trực tiếp đến trang tin đầy đủ của website. Hãy tưởng tượng, mỗi khi bạn vào mạng, việc đầu tiên bạn làm là xem qua 1 lượt các trang báo điện tử để cập nhật tin tức, vào blog bạn bè để kiểm tra xem có tin gì mới. Nhưng với RSS, thông qua tiện ích đọc 
3. Tiết kiệm thời gian
