Viết kế hoạch kinh doanh

Bài viết sẽ ít nhiều giúp người đọc đang có dự định khởi nghiệp bước qua ngưỡng cửa đầu tiên trong việc thuyết phục nhà đầu tư, thuyết phục ngân hàng cho vay vốn hay các đối tác chiến lược và chính bản thân mình để đạt được “giấc mơ khởi nghiệp” phía trước.

Tại sao phải viết kế hoạch kinh doanh?

Khi bắt đầu khởi nghiệp người ta thường chỉ nghĩ đến các ý tưởng kinh doanh mới mà không suy nghĩ một cách đầy đủ, nghiên cứu và đánh giá tiềm năng cũng như những khó khăn của dự án. Những nhà kinh doanh mới là những người muốn đưa ý tưởng kinh doanh vào thị trường một cách nhanh chóng vì cho rằng cánh cửa cơ hội sẽ chỉ có trong một thời gian rất ngắn. Do đó, họ thường bỏ qua giai đoạn nghiên cứu và lập một kế hoạch chiến lược cho ý tưởng, dự đoán khó khăn để đối phó với những rào cản có thể gặp phải. Một nhà kinh doanh khôn ngoan hiểu rõ tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Những kế hoạch sẽ cho biết dự án có đi đến thành công hay không. Thiếu những kế hoạch và nghiên cứu là một trong những nguyên nhân cơ bản nhất làm những nhà kinh doanh bị thất bại trong những năm đầu của quá trình hoạt động. Và nếu bạn dành thời gian để viết kế hoạch kinh doanh trước khi bắt đầu, thì những thất bại sẽ khó xảy ra.

Bắt đầu như thế nào?
Nhiều người cảm thấy khó khi bắt đầu viết, họ thường đặt ra nhiều câu hỏi như: Khi nào nên bắt đầu? Nên chi tiết như thế nào? Dài bao nhiêu?… Trước khi viết, bạn hãy liệt kê những câu hỏi tập trung vào mọi khía cạnh của việc bắt đầu kinh doanh và trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng. Những câu trả lời này có thể sẽ dẫn đến những thông tin khác và những câu hỏi khác. Độ dài cũng là một vấn đề đáng lưu ý. Bản kế hoạch chỉ nên bao gồm những gì thật sự cần thiết để cung cấp đầy đủ thông tin. Có nhiều yếu tố quyết định đến độ dài của bản kế hoạch, phụ thuộc vào sự phức tạp của ý tưởng và đòi hỏi những nguồn tài chính tiềm năng, một bản kế hoạch có thể dài 30 trang không bao gồm phụ lục. Bạn cũng không cần lo lắng quá nhiều về cách viết, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản và trực tiếp, câu nên rõ ràng và chính xác. Quan trọng nhất, người viết nên sử dụng kiểu viết dễ hiểu nhất cho người thực hiện. Nên tránh những trạng từ diễn tả cảm xúc và khoa trương.

Cấu trúc của một kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh nên được viết một cách logic để người đọc có thể theo dõi và biết được những gì họ có thể đọc tiếp theo. Dưới đây sẽ trình bày cấu trúc nên có của một bản kế hoạch kinh doanh.

• Trang bìa

Hãy tạo một trang bìa thật đơn giản, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax với mã vùng và địa chỉ email của công ty bạn. Tốt nhất là để hình ảnh sản phẩm hoặc nếu doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ hãy để logo của bạn lên trang bìa.

• Mục lục

Mục lục rất quan trọng để giúp tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông thường người ta không chú ý đến phần này, hoặc nếu có làm thì cũng làm sơ sài và hay quên đánh số trang.

• Tóm tắt dự án

Phần tóm tắt dự án là một trong những phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh. Đây cũng là một bản kế hoạch kinh doanh nhỏ được nói một cách thuyết phục trong hai trang giấy. Hầu hết những nhà kinh doanh thành công đều có những bản tóm tắt rõ ràng và súc tích về những nội dung kinh doanh cơ bản của họ. Nếu một người cảm thấy khó để nói chính xác những dự định mà họ sẽ làm, đó là dấu hiệu cho thấy họ chưa xác định một cách chính xác mục tiêu cũng như chưa sẵn sàng tham gia vào công việc.

• Kế hoạch quản lý và tổ chức

Một trong những việc quan trọng nhất là tổ chức: Ai sẽ làm tốt những công việc được mô tả trong bản kế hoạch, ai sẽ là người quản lý đội, nhóm? Thành công của dự án phần lớn là từ người khởi đầu. Nhưng họ sẽ không làm một mình mà cần nhiều người tham gia vào dự án. Và họ phải tự tin rằng người quản lý được chọn có thể làm được những điều mà người kinh doanh dự định. Bạn cũng cần phải suy nghĩ đến vấn đề này trước khi bắt tay vào khởi nghiệp bằng việc phác thảo rõ ràng trong bản kế hoạch kinh doanh của mình.

• Kế hoạch sản phẩm/dịch vụ

Sản phẩm/dịch vụ sẽ kinh doanh cũng phải được đề cập đến trong bản kế hoạch. Nên giải thích những chi tiết của sản phẩm, tuy nhiên nên tránh sa đà vào những thông tin chi tiết về kỹ thuật. Những thông tin này có thể cung cấp trong phần phụ lục của kế hoạch kinh doanh. Trong phần này bạn cũng cần phải khẳng định được sản phẩm hay dịch vụ của mình khả thi và sẵn sàng để kinh doanh.

• Kế hoạch marketing

Trong kế hoạch kinh doanh nên viết một cách chi tiết và chính xác những gì mà công ty sẽ làm để bán sản phẩm của mình. Kế hoạch marketing nên bao gồm: Mục tiêu marketing là gì? Kế hoạch tổng quát để đưa sản phẩm ra thị trường; Ai là khách hàng mục tiêu? Phân khúc thị trường nào công ty sẽ phục vụ? Công ty sẽ sử dụng kênh phân phối nào? Đây là phần rất quan trọng bởi vì phân phối là trở ngại chính để sản phẩm đi đến thị trường. Ai sẽ là người cung cấp hàng hóa ra ngoài? Kế hoạch xúc tiến cho hoạt động kinh doanh là gì? Quảng cáo, quan hệ công chúng, hội chợ thương mại và những hoạt động khác cũng phải được lên kế hoạch. Ai sẽ là đối thủ cạnh tranh? Đây là điều quan trọng để nhận biết một cách chính xác những công ty mới sẽ cạnh tranh với mỗi đối thủ như thế nào. Thị trường sẽ trả bao nhiêu cho sản phẩm hay dịch vụ của công ty? Giá trị gia tăng gì công ty dành cho khách hàng?

• Kế hoạch tài chính

Không thể có được kế hoạch tài chính khi tất cả những kế hoạch khác chưa được trình bày rõ ràng vì tổng số tiền phải dựa trên những kế hoạch mà bạn dự định làm. Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bạn cần phải dự đoán được bao nhiêu tiền sẽ cần để đầu tư. Bạn cần phải hoạch định tài chính cho từng giai đoạn phát triển của công ty từ ý tưởng, bắt đầu, phát triển đến bão hòa và giai đoạn cuối là sáng kiến mới hay suy thoái.

• Kế hoạch hệ thống quản lý và điều hành

Những nhà kinh doanh mới phải hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý và điều hành để chắc chắn rằng mọi việc phải được diễn ra như dự tính. Khi một công ty nhận đơn đặt hàng, nó cần sự vận động của tất cả các hoạt động. Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên trình bày mình sẽ thiết kế và thực hiện hệ thống quản lý và điều hành nên như thế nào.

• Kế hoạch phát triển

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty bạn nên tiếp tục mở rộng kế hoạch kinh doanh. Vì thế cần phải dự đoán và hoạch định những sản phẩm/dịch vụ nào có khả năng mở rộng? Những thị trường nào khác sẽ phục vụ? Hoặc bạn định mở thêm văn phòng, chi nhánh ở đâu?

• Phụ lục

Tất cả những tài liệu hỗ trợ nên để ở phần phụ lục để kế hoạch kinh doanh trở nên gọn gàng. Phụ lục có chiều dài dựa trên tổng số thông tin chi tiết cần có để hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh. Nếu phần phụ lục quá dài, có thể chia ra thành một tài liệu riêng. Nên có bản mục lục của phụ lục để có thể dễ dàng tìm những thông tin đặc biệt.